會議時間太長或議而不決，主要原因之一是與會人員在「聽」與「說」方面能力不足，造成短話長說，或在溝通過程中出現意思傳達不完整甚至誤解。例如聽者不專心聽，未聽出重點，因而在回應或提出意見時，與討論主流未能銜接；或因為沒有聽清楚，不得不再三提問澄清別人發言的內容。在表達意見時，有些人無法針對當前議題即時整理出邏輯一致、主軸分明的想法，有些人則因為自己沒有想清楚，因此無法系統化地說出自己的意見。
有些人的發言習慣是:輪到自己發言時，一定得長篇大論，展現完整的啟承轉合，結果使聽者不易掌握其發言的重點；有些人則發言過於精簡，讓別人難以猜測到他真正的意思，造成聽者的各自解讀。還有一些人因為個性或過去經驗的影響，發言內容高度婉轉甚至隱晦，大家必須用心猜測，才知道他真正的用意。
如果大部分人在會議中都有類似的傾向，會議時間當然會變得冗長。如果主持者無法在聽到不明確的發言以後，即時澄清或摘要發言的內容，或在各方意見相左時，指出他們在推理或前提假設上究竟有哪些異同，或在有初步共識時就快速做出小結，則討論就可能「繞著圈子」在打轉。
交流資訊與意見的效率，以及決策能否明快、執行能否落實，都與會議的品質有關，而主持人以及所有參與會議者在「聽」、「說」、「摘要」、「整合」、「結論」等方面的能力則是更根本的原因。
若會議主持人因為年紀或地位的影響，在聆聽與口頭表達上出現退化的現象，則上述問題會更嚴重，甚至無法以理性的方式來掌控會議的進行。當主持者不得不運用地位或權威來主導會議時，大家就會懶得講，也不想費神聆聽。
如果企業或政府單位中，此一現象十分普遍，則藉「集思廣益」以強化決策水準的理想勢必落空。企業競爭力甚至國家競爭力也不必奢望了。
