不善聽與說,會議開不完

   組織規模大、業務複雜,會議頻率自然會增加。部門間資訊與專業的交流、行動的協調、部門內決策的訂定以及行動的追蹤都得靠會議。除了嫌會議太多之外,很多人也會抱怨會議太冗長,而「明明半小時可以結束的會議,開了三個鐘頭」這種話,似乎在每個組織裡都聽得到。
會議時間太長或議而不決,主要原因之一是與會人員在「聽」與「說」方面能力不足,造成短話長說,或在溝通過程中出現意思傳達不完整甚至誤解。例如聽者不專心聽,未聽出重點,因而在回應或提出意見時,與討論主流未能銜接;或因為沒有聽清楚,不得不再三提問澄清別人發言的內容。在表達意見時,有些人無法針對當前議題即時整理出邏輯一致、主軸分明的想法,有些人則因為自己沒有想清楚,因此無法系統化地說出自己的意見。
有些人的發言習慣是:輪到自己發言時,一定得長篇大論,展現完整的啟承轉合,結果使聽者不易掌握其發言的重點;有些人則發言過於精簡,讓別人難以猜測到他真正的意思,造成聽者的各自解讀。還有一些人因為個性或過去經驗的影響,發言內容高度婉轉甚至隱晦,大家必須用心猜測,才知道他真正的用意。
如果大部分人在會議中都有類似的傾向,會議時間當然會變得冗長。如果主持者無法在聽到不明確的發言以後,即時澄清或摘要發言的內容,或在各方意見相左時,指出他們在推理或前提假設上究竟有哪些異同,或在有初步共識時就快速做出小結,則討論就可能「繞著圈子」在打轉。
交流資訊與意見的效率,以及決策能否明快、執行能否落實,都與會議的品質有關,而主持人以及所有參與會議者在「聽」、「說」、「摘要」、「整合」、「結論」等方面的能力則是更根本的原因。
若會議主持人因為年紀或地位的影響,在聆聽與口頭表達上出現退化的現象,則上述問題會更嚴重,甚至無法以理性的方式來掌控會議的進行。當主持者不得不運用地位或權威來主導會議時,大家就會懶得講,也不想費神聆聽。
如果企業或政府單位中,此一現象十分普遍,則藉「集思廣益」以強化決策水準的理想勢必落空。企業競爭力甚至國家競爭力也不必奢望了。

           ●本文于2015年刊載於《天下雜誌》